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엑셀 드롭다운 활용 방법

IT/OFFICE|2019. 5. 5. 23:51

이번 포스팅에서는 엑셀에서 잘 사용하면 매우 유용하게 이용이 가능한 엑셀 드롭다운 할용 방법에 대해서 알아 보려고 합니다. 여기에서는 기본적인 드롭다운 메뉴가 아닌 dependent dropdown 목록에 대해서 알아 보려고 합니다. 말그대로 앞에 선택한 값에 따라서 뒤에 선택 할수 있는 드롭다운 리스트가 변경이 되는 방식인데요. 이런 방법을 이용해서 앞에서 대분류 혹은 카테고리를 선택하고 뒤에서 거기에 따른 세부 항목을 선택 할때 많이 사용합니다. 엑셀을 이용해서 가계부를 작성할때도 유용한 방법이겠죠. 사용하는 방법은 생각보다 매우 간단하니 아래 방법대로 해보시기 바랍니다. 

예를 들어서 아래와 같은 표가 있을때 카테고리에서 식생활이나, 공과금, 여가생활, 저축/투자 항목중에 하나를 선택할 경우 뒤에 나오는 항목 선택시에 해당 카테고리 하단에 있는 값들을 드롭다운에 표시를 하는 방법입니다. 

만약에 아래와 같은 형태로 엑셀 문서가 작성이 되어 있을경우 일단은 카테고리를 설정하는것부터 시작 하도록 하겠습니다. 여기에서는 엑셀의 name box (이름 상자 ?) 기능을 이용할 예정인데요. 카테고리 설정을 위해서 아래와 같이 해보시기 바랍니다.

일단 카테고리 항목들을 전체를 선택해 주세요. 아래에서는 식생활, 공과금, 여가생활, 저축/투자 형태로 되어 있는데요. 이를 드래그 해서 전체 선택을 한후에 일반적으로 왼쪽 상단에 셀 위치를 표시 해주는 부분에 "category" 혹은 "카테고리" 등과 같은 자신만의 이름을 작성한후에 엔터를 치세요. 그러면 약간 변수와 같은 역할을 해서 이후에 category 라고 한다면 G3:J3 을 뜻하는것과 같습니다.

그리고 각 카테고리별 항목들도 동일한 방법으로 지정을 해주게 됩니다. 아래는 식생활에 대해서 설정 하는 화면인데요. 앞으로 식생활은 G4:G8 로 인식이 되게 될겁니다. 이런 방법으로 나머지 카테고리의 항목들도 동일한 방법으로 지정을 해주시면 됩니다. 다만 이때 각 항목들의 name box 를 지정할때 카테고리 이름과 동일하게 해야 합니다. 만약에 카테고리가 "식생활" 인데 name box 에는 "식사" 라고 입력을 하면 카테고리 선택에 따른 뒤에 드롭박스 값을 제대로 가져 올수가 없습니다.

이제 앞에서 모든 항목에 대해서 name box 지정이 완료가 되었다면 실제로, 드롭다운 메뉴를 만들어 보도록 하겠습니다. 엑셀에서 드롭다운 메뉴를 만들기 위해서는 드롭다운 메뉴를 추가할 위치에서 리본메뉴중에 "데이터" 를 클릭 합니다. 이후에 하단에 보이는 "데이터 유효성 검사" 를 클릭 하시면 됩니다.

아래와 같이 메뉴가 나온다면 "데이터 유효성 검사" 를 선택해서 클릭을 하세요. 그러면 데이터 유효성 관련 설정 창이 뜨게 됩니다. 

아래 이미지와 같이 데이터 유효성 창이 뜨게 되면 일단 "설정" 탭에서 유효성 조건을 설정을 하게 되어 있습니다. 일단 "제한 대상" 을 "목록" 으로 설정하세요. 그런후에 "드롭다운 표시" 가 체크 되어 있는지 확인을 하시면 됩니다.

중요한건 여기서 부터 인데요. "원본" 부분에 위에서 지정해 놓은 카테고리를 설정을 해놓으시면 됩니다. 입력 하는 방법은 함수와 같은 형태로 입력을 하도록 되어 있는데요. "=category" 와 같은 형태로 입력을 하시면 됩니다. 그런후에 하단에 있는확인을 눌러서 이제 해당 셀이 드롭다운 메뉴로 동작을하는지 보시면 됩니다.

이제 두번째로 항목에 대한 드롭다운 설정을 알아 보도록 하겠습니다. 항목에서는 드롭다운 메뉴를 추가할 위치에 놓으신후에 마찬가지로 "데이터 유효성" 을 여신후에 마찬가지로 "제한 대상"은 목록으로 둡니다. 그런후에 "원본" 항목에 아래와 같이 "=indirect(B4)" 라고 입력을 해주시면 됩니다. 그러면 B4에 있는 값을 이용해서 드롭다운 항목을 만들게 됩니다. 이제 확인을 눌러서 창을 닫으시고 정상적으로 드롭다운 메뉴가 잘 나오는지 확인해 보시면 됩니다.

정상적으로 잘 되었다고 하면 아래와 앞에 선택한 드롭다운 메뉴가 식생활인 경우에는 표에 있는것처럼 외식, 식재료, 간식, 음료, 술 등을 선택 할수 있도록 드롭다운 메뉴가 만들어져 있습니다. 

이상으로 엑셀을 사용하다가 보면 꾀 자주 사용할 일이 있을 엑셀 드롭다운 활용방법에 대해서 알아 보았습니다. 기본적인 드롭다운 사용방법을 넘어 간단하게 앞 부분을 참조 하여 뒷부분에 나올 드롭다운 메뉴를 고를수 있도록 하는 방법에 대해서 알아 보았습니다. 잘 활용하셔서 엑세 드롭다운 많이 사용해 보시기 바랍니다. 이상으로 포스팅 마치도록 하겠습니다. 여기까지 읽어 주셔서 감사합니다. ^^

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