업무시간을 단축시켜주는 엑셀 활용 팁

회사에서 업무를 보실때 엑셀을 사용하지 않으면 어려울 정도로 이제는 엑셀은 회사에서 반듯이 사용할줄 알아야 하는 필수 프로그램이라고 봐야 합니다. 엑셀을 얼마나 잘 다루느냐에 따라서 업무시간의 차이가 나고 야근 시간을 줄일수도 있습니다. 이번 글에서는 엑셀을 이용을 하셔서 업무를 보실때 업무 시간을 단축 시켜줄수 있는 엑셀 활용팁을 몇가지 알려 드리도록 하겠습니다. 

엑셀을 이용해서 많은 업무를 보신다면 참고 하셨다가 활용해 보시기 바랍니다. 

첫번째. 시간을 빨리 입력하는 방법

엑셀을 이용을 해서 문서를 작성할때 현재 시간을 입력하거나 오늘 날짜를 입력을 해야 하는 경우가 있습니다. 그럴때 어떤 방법으로 입력을 하시나요? 보통은 일일이 타이핑을 치시는 경우가 많이 계실텐데요. 현재 시간과 날짜를 입력하는 단축키를 이용을 하시면 아주 쉽게 빠르게 입력이 가능합니다. 

• 오늘 날짜 입력 하기 : Ctrl + ;
• 현재 시간 입력 하기 : Ctrl + Shift + ;
• 오늘 날짜 + 현재 시간 입력 하기 : Ctrl + ; 입력후 이어서 Ctrl + Shift + ; 입력 

두번째, 빠르게 표시형식 바꾸기

현재 보여지는 셀의 표시 형식을 바꾸고 싶을때 일반적으로는 상단에 있는 리본 메뉴에서 선택을 하거나 마우스 우클릭을 하신후에 셀 서식에 들어가서 표시 형식을 변경을 하거나 하는데요. 단축키를 사용하시면 조금더 빠르게 변경을 할수가 있습니다. 

• 표시형식 변경 단축키 : Ctrl + Shift + ~,!,@,#,$,%,^ 

Ctrl + Shift 키를 누르신후에 ~부터 6까지 사용을 하시면 됩니다. ~ 는 PC 혹은 키보드 마다 차이가 있을수 있습니다. 위에 적어 놓은 특수 문자를 찾아서 사용하시면 됩니다. 직접 해보시면 어떻게 변경이 되는지 아실수 있을거에요.

세번째, 셀을 빠르게 복사하기

엑셀을 이용을 해서 문서를 작성을 하다가 보면 바로 옆에 있는 셀의 내용을 그대로 복사를 해야 하는 경우가 있습니다. 보통은 셀을 선택을 하신후에 Ctrl + C 를 눌러서 옆 셀로 가서 Ctrl + V 를 눌러 복사 붙여넣기를 하는 경우가 많을텐데요. 

아래 보시는 것처럼 셀을 선택을 하신후에 모서리를 잡고서 그대로 옆의 셀로 드래그 하시면 그대로 복사를 할수가 있습니다. 키보드에 손을 옮기는 것보다 마우스로 한번에 복사 하시는게 조금은 더 빠르게 작업이 가능하실거에요. 

이렇게 하시면 아래 보시는 것처럼 옆에 셀의 내용이 그대로 복사되어 집니다. 필요한 만큼 복사할 내용을 움직여서 넣을수가 있습니다. 

네번째, 복사 붙여넣기 할때 연산추가하기

만약에 현재 셀에 다른 셀의 내용을 붙여 넣기 할때 두 셀의 값을 더하거나 빼는등의 연산후에 붙여 넣어야 하는 경우가 있습니다. 보통 이렇게 연산이 필요한 경우 함수를 사용하기도 하지만 함수로 만든 값을 다시 활용할때 해당 값을 값만 복사해서 사용할때가 있는데요. 

필요에 따라서 붙여 넣기 할때 두 셀의 값을 연산해서 붙여 넣을수도 있습니다. 아래는 금액을 복사해서 추가 금액에 더할때 값을 합산해서 붙여 넣어 보도록 하겠습니다. 그대로 복사를 한후에 붙여 넣기 할때 마우스 우클릭을 하신후에 선택하여 붙여 넣기를 선택합니다. 

선택하여 붙여넣기에서 연산 부분에 하고 싶은 연산을 선택을 해주시면 됩니다. 여기에서느 ㄴ더하기를 하도록 할께요. 연산은 더하기, 빼기, 나누기, 곱하기 4칙 연산이 가능합니다. 

이렇게 붙여 넣게 되면 보시는 것처럼 2개의 셀의 합산 값이 붙여 지는걸 볼수가 있습니다. 필요하실때 활용을 하시면 도움이 되실거에요. 

다섯번째, 복사할때 빈셀은 복사하지 않기

셀의 내용을 복사를 할때 복사하려고 하는 셀의 내용이 비어 있다면 붙여 넣기 할때 해당 부분은 복사하지 않도록 하는 방법도 있는데요. 이 방법도 마찬가지로 선택하여 붙여넣기에 옵션으로 제공을 하고 있습니다. 

보시는 것처럼 빈 셀의 내용은 복사하지 않고 나머지 부분만 복사하고 싶으시다면 선택하여 붙여넣기 옵션중에서 " 내용 있는 셀만 붙여넣기" 를 선택을 해서 붙여 넣기 하시면 됩니다. 

기본적인 내용이지만 알아 두시면 문서 작업을 하실때 상당해 도움이 많이 됩니다. 

여섯번재, 빈셀 제거 하는 방법

엑셀을 이용해서 문서를 작성을 하다가 여러개의 빈셀이 있을때 한번에 제거 하는 방법이 있습니다. 일단, 빈셀을 포함한 전체 번위를 선택을 하신후에 Ctrl + G 를 눌러 줍니다. 그러면 아래와 같이 이동 창이 하나가 열리는데요. 여기에서 하단에 있는 옵션을 선택 합니다. 

옵션을 선택을 하신후에 이동 옵션창이 열리면 빈셀을 체크를 하신후에 확인을 눌러 줍니다. 

확인을 눌러주시면 아래 보시는 것처럼 빈셀들만 선택이 된걸 볼수가 있습니다. 이 상태에서 Ctrl + " - " 를 눌러 줍니다. 그럼 아래처럼 삭제 창이 열리게 되는데요. "셀을 위로 밀기" 를 선택을 하신후에 확인을 눌러 주시면 됩니다. 

확인을 눌러 주시면 빈셀들이 모두 삭제가 되는걸 볼수가 있습니다. 

일곱번째, 비슷한 값을 입력할때 드롭다운 메뉴 사용하기

만약에 앞에 입력했던 값들과 비슷한 값들을 라인마다 입력을 하는일이 있다면 드롭다운 메뉴를 활용을 해보세요. 기존에 입력되어진 값들중에서 드롭다운에서 바로 선택을 할수가 있기 때문에 오타를 줄이고 빠르게 입력이 가능합니다. 

우 클릭을 하신후에 "드롭다운 목록에서 선택" 을 클릭을 하시면 되는데요. 

드롭다운 목록에서 선택을 클릭을 하시면 아래처럼 기존에 입력되어진 값들이 드롭다운 메뉴로 표시가 되고 이중에서 원하는 값을 선택을 해서 입력을 할수가 있습니다. 

여덣번째, 엑셀 키 팁으로 단축키 생각이 안나도 빠르게 작업하는 방법

오피스 프로그램들은 ALT 키를 누르고 있으면 각 기능에 대한 키 팁을 보여 줍니다. 이 기능을 잘 사용을 하면 조금더 빠르게 작업이 가능합니다. 마우스르 클릭 클릭 해야 하는 작업들을 단축키처럼 빠르게 키보드만을 이용해서 작업이 가능하죠. 

일단 아래처럼 ALT 키를 누르고 있으면 키 팁이 나오는걸 볼수가 있습니다. 만약에 여기에서 셀 병합후 가운데 정렬을 하고 싶다면 이렇게 하시면 됩니다. 

H 키를 눌러서 홈 메뉴로 갑니다. 홈 메뉴에 있는 여러 기능들에 대한 키 팁이 보여 지게 되는데요. 이중에서 셀 병합 아이콘이 있는 M 키를 눌러 줍니다. 

그러면 셀 병합하고 가운데 맞춤에 관련된 기능이 보여지고 거기에 따른 키 팁도 보여 지게 됩니다. 여기에서 C 를 눌러 주게 되면 선택한 셀이 병합이 되고 가운데 맞춤까지 됩니다. 이렇게 자주 사용하는 작업들은 키 팁을 외워두면 조금더 빠르게 작업이 가능하게 되겠죠. 

엑셀은 어떻게 사용하느냐에 따라서 개인마다 작업 능률의 차이가 굉장히 많이 나게 됩니다. 소소하지만 이러한 기능들을 알아 두셨다가 사용해 보시면 조금은 더 빠르게 엑셀로 문서 작업이 가능하지 않을까 싶네요. 

이번 글에서는 업무시간을 단축시켜주는 엑셀 활용 팁 여덣가지를 알아 보았습니다. 엑셀을 많이 사용하시는 분들은 참고가 되셨으면 좋겠습니다. 여기까지 포스팅을 보아 주셔서 감사합니다. ^^